Planeje-se ou se torne um apagador de incêndios



No meio do dia a dia de um gerente sempre aparecem coisas urgentes para serem realizadas e, além disso, muitos acabam perdendo tempo precioso correndo atrás da "bagunça" que eles mesmos ou os outros criaram.

Muitos gestores desperdiçam tempo demasiado porque "brincam" de super-heróis. Ou seja, eles estão sempre prontos a entrar em ação para apagar os incêndios que surgem. Isso ocorre porque são movidos pela ansiedade deles e de outras pessoas, mas quando "espremem" as frutas das mensagens percebem que sobrou pouco "suco". O gerente não pode deixar que sua ansiedade - e a dos outros - o contamine, pois viver para "apagar incêndios" é como correr numa esteira ergométrica, onde nos esforçamos muito e não chegamos a lugar algum.

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Dessa forma, no seu cotidiano o gestor deve saber agir planejadamente, aprendendo a diferenciar urgência de angústia. A angústia dos outros pode transformar-se numa urgência, mas pode não ser necessariamente urgente para o gerente. Diante disso, ele deve saber planejar com inteligência e agir com urgência, mas não pela ansiedade alheia e sim pela real necessidade de sua própria realidade.

Planejando seu dia a dia

Para saber aonde pretende chegar, o gerente precisa alocar tempo para o planejamento e, na sua programação do tempo, ele deverá alocar para si certa parcela tranquila de tempo todos os dias, a fim de definir prioridades. Além disso, o gestor também precisará de tempo para colocar seu subconsciente para funcionar, pensar criativamente, relaxar e/ou desenvolver novas habilidades.

Diante disso, quando montar sua programação diária o gerente não deve se esquecer de deixar algum tempo entre seus compromissos para tratar as emergências que surgem repentinamente. O tempo de transição - entre atividades importantes - pode ser reservado para tarefas simples, ou seja, atividades que consumam de cinco a quinze minutos no máximo.

Dessa forma, o gerente deve usar seu "melhor período de tempo" para as tarefas prioritárias. Digamos que ele se sinta melhor durante o período da manhã, quando sua energia está no auge entre às 8h até ao meio-dia. Durante pelo menos duas horas, ele deve se esforçar para não receber qualquer telefonema, nenhuma visita e nem mesmo assuntos corriqueiros com colegas - somente trabalho tranquilo.

Deveria haver exceções? Tão poucas quanto possível. O benefício? O gerente realiza em duas horas o que normalmente levaria três. Sendo assim, se o gestor for efetivamente uma pessoa matinal ele deve programar sua "hora tranquila" para esse período do dia. Seguem abaixo algumas dicas:

  • - Feche sua porta.

  • - Faça com que interceptem os telefonemas e os visitantes.

  • - Não marque compromissos durante essa "hora tranquila".

  • - Gaste o tempo e a abundância de sua energia trabalhando naquela tarefa que trará maior contribuição para suas metas organizacionais.

Por Julio Cesar S. Santos para o RH.com.br


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